در نامه های الکترونیکی گفت و گو خیلی سریع اتفاق می افتد و این سرعت ممکن است منجر به اشتباهات غیرمنتظره و یا سوء تفاهم های ناخواسته شود. اگر می خواهید از بروز اشتباهات ناشیانه جلوگیری کنید لازم است قبل از تایید دکمه ارسال به این ۵ پرسش پاسخ دهید.

۱- آیا اسم گیرنده را صحیح نوشته اید؟

نام افراد به خصوص نام هایی که با حروف زبان اصلی نوشته می شوند املای مختلفی دارند. به طور حتم شما قصد ناراحت کردن مخاطب خود را ندارید اما بعضی مواقع در نامه های رسمی و مهم ممکن است این اشتباهات سهوی برای هردو طرف دردسرساز شوند.

به عنوان مثال تفاوت نوشتاری اسم «فرید» و «فربد» در نامه های غیر رسمی تنها یک نقطه است اما همین نقطه برای بانک یا اداره گذرنامه مسئله مهمی به شمار می آید. حتی در مورد نامه های الکترونیکی غیر رسمی، بهتر است به مخاطب خود نشان دهید که برای اطمینان از نوشتن نام صحیح و کامل او چند ثانیه ای وقت صرف کرده اید.

۲- آیا آغاز و پایان نوشته با متن اصلی تناسب دارد؟

شما می توانید یک ایمیل را به شکل های مختلفی شروع کنید، به طور مثال بیشتر ایمیل های غیر رسمی با نوشتن سلام یا اسم مخاطب شروع می شوند اما این آغاز برای همه نامه ها مناسب نیست.

نحوه تمام کردن پیام نیز به همان اندازه اهمیت دارد. به طور مثال عبارت ” با تشکر” برای اتمام نامه های کاری و اداری متداول است، در صورتی که استفاده از آن برای ایمیلی با مضمون توصیه های ایمنی یا تبریک تولد و سال نو کمی عجیب به نظر می رسد. لازم نیست وقت زیادی را صرف پیدا کردن عبارت های خاص کنید اما به تناسب نوشته های آغازین و پایانی پیام با محتوای اصلی متن اهمیت دهید.

۳- آیا کمتر از ۳۰۰ کلمه بودن ایمیل را رعایت کرده ام یا دلیل خوبی برای طولانی شدن آن دارم؟

در ایمیل هایی که از خوانده شدن آنها مطمئن نیستید خلاصه کردن متن از همه چیز واجب تر است. همین طور در مواردی که می دانید مقدار نوشته ها و زمانی که صرف خواندن آن می شود برای مخاطب شما اهمیت دارد.

اگر درخواستی دارید آن را مختصر و گویا بنویسید. بیشتر افراد می توانند با یک متن ۳۰۰ کلمه ای مطلب مورد نظر خود را کامل بیان کنند. کمتر کسی نوشته های طولانی و با جزئیات غیر ضروری را می پسندد. پیام شما می تواند کوتاه اما جذاب باشد.

۴- آیا مطلب اضافه یا بیهوده در متن وجود دارد؟

پیش نویس ایمیل ها اغلب دارای کلمات زائد و غیرضروری هستند. در ایمیل هایی با مضمون درخواست و یا ایمیل هایی که انتظار پاسخگویی مخاطب را دارید، این کلمات می توانند تاثیر منفی داشته باشند. قبل از ارسال، متن را سریع مرور کنید تا اگر مطلبی اضافه یا بی مورد در آن وجود دارد حذف شود. با این روش نه تنها تعداد کلمات به ۳۰۰ می رسد بلکه از بیان مطالبی که ممکن است منظور شما را به بیراهه براند اجتناب کرده اید.

اگر می خواهید ایمیلتان پاسخ داده شود محتوای آن را به یک موضوع محدود کنید، هرچقدر ایمیل شما پیچیده تر و موضوعات آن پراکنده تر باشد امکان فراموش شدن یا نادیده گرفتن آن بیشتر است.

۵- آیا مطلبی در مورد دیگران یا لحظات شخصی خود نوشته اید که خصوصی ماندن آن برایتان مهم است؟

در زمانی زندگی می کنیم که ممکن است هکرها به هر دلیل ما را هدف قرار دهند. ضمن اینکه با انسان ها در تماس هستیم و امکان خطا کردن برای هر انسانی وجود دارد، مثلا ممکن است به طور سهوی ایمیل خود را باز بگذارند، یا به هرعلت دیگری نوشته شما در فضای عمومی منتشر شود.

وقتی مطلبی را می نویسید و دکمه ارسال را تایید می کنید در حال ثبت نوشته هایتان هستید. اگر تمایل ندارید دیگران شخصی ترین ذهنیات شما را بدانند، قبل از ارسال خوب فکر کنید چون معلوم نیست نوشته هایتان سر از کجا در می آورند.

آنقدر وسواس به خرج ندهید که به کل از انجام آن منصرف شوید

ممکن است بعد از خواندن این ۵ سوال و توضیحات آنها به خود بگویید دردسر این موارد بیشتر از آن است که به ارسال یک ایمیل بیارزد. شما فقط قصد دارید یک نامه الکترونیکی بفرستید، قرار نیست مقاله ویرایش کنید.

همه توضیحات بالا برای این نوشته شده اند که بدانید نکات مورد نظر به چه کارتان می آیند، اما توجه به آنها هنگام نوشتن متن نامه تنها یک یا دو دقیقه وقتتان را می گیرد. درست است که هرثانیه از وقت شما با ارزش است اما تاثیر کمی تصحیح و ویرایش درآینده بیشتر از این چند دقیقه خواهد بود.